En la descripción de puesto de una Asistente Ejecutiva (AE), se encuentran muchas funciones, tales como: Manejar agendas, clasificar archivos, administrar beneficios, coordinar viajes, planificar eventos, gestionar nóminas, revisar contratos de alquiler, organizar fiestas de celebración, facturar, cobrar y… hasta vender, en ocasiones.
Una Asistente Ejecutiva, se puede decir que está preparada para “asistir a un ejecutivo”, pero todos sabemos que más allá de la descripción de funciones, una AE realiza múltiples actividades que requieren un ineludible liderazgo el cual muchas veces no es reconocido y que son simplemente “parte de su función”… una función oculta, como la identidad secreta de los Superhéroes.
Veamos algunas de estas funciones:
Son fuente de conocimiento. Las AE trabajan en diversos proyectos y con diversas áreas de la organización, asisten a reuniones, planifican actividades (antes que sean comunicadas a todo el personal) y como resultado de ello se ven involucradas en todo lo que sucede, vale decir, lo saben todo y saben guardar la reserva. Función Ángel de la Guarda.
Son comunicadoras oficiales. Las AE son “el mural” viviente de la organización. Si a un ejecutivo se le olvida enviar un comunicado importante, recurren a su AE de confianza quien inmediatamente se hará cargo y se asegurará que todos estén informados…Función Flash.
Son consejeras por naturaleza. Los jefes buscan el apoyo de sus asistentes en todos los asuntos, ya sean grandes o pequeños. A medida que la confianza y la relación crece, muchos ejecutivos les confían asuntos que pueden ir más allá de sus competencias, pero siempre lo asumen, se desafían a sí mismas y lo resuelven. Función Super Woman.
Dirigen Comités. Son responsables de los Comités de cumpleaños, agasajos, aniversarios, desayunos y todo evento necesario en la oficina, pero también terminan siendo las responsables del éxito o fracaso de los mismos y es que hacen lo que nadie más tiene deseos de hacer. Función Mujer Fantástica.
Manejan presupuestos. Piense en todos los premios que puede recibir un colaborador, ya sea por promoción, años de antigüedad, reconocimiento, cumpleaños, etc.. La AE tuvo que seleccionar el artículo, comparar precios, administrar el presupuesto y seleccionar el mejor proveedor para el beneficio de la tesorería. Función Mujer Invisible.
Son agentes de viaje. No solo se encargan de gestionar horarios e itinerarios, pasajes, hospedajes y demás viáticos para el viaje de negocios de sus jefes (muchas veces son más de uno), sino también de descubrir cómo se va a divertir y, según la fecha del viaje, que es lo más conveniente. Algunas hasta planifican la agenda familiar. Función «Hechizada».
Organizan la oficina. Una descripción de puestos puede decir: mantener la oficina en buen estado. Lo que realmente significa puede ser: limpiar, barrer, organizar los archivos, saber a dónde pertenece cada cosa y guardar las cosas cuando las personas las mueven y también, porque no, asear el fríobar. Función «Bella Genio».
Toma de decisiones. Los ejecutivos siempre cuentan con la asesoría de sus AE, al punto que, según la confianza y el tiempo que tengan trabajando juntos, muchas veces deben tomar una decisión sobre un determinado tema. Una gran parte de su trabajo también implica brindar información y preparar informes, por lo que cuando llega el momento de tomarlas, las AE pueden ser la persona más informada para el trabajo. Función Oráculo.
Resolver problemas. Si una AE demuestra que puede resolver un problema, se correrá la voz y todos, absolutamente todos en la organización la buscarán para que les de la solución o corregir algún percance y hasta resolver el “rompecabezas” que se ha armado. A decir verdad, la mayoría de las AE lo resuelven todo, están superdotadas para ello. Función Magic Woman.
La Salvadora. Las AE trabajan con toda la empresa, asisten a las reuniones semanales de sus jefes, ayudan en los comunicados a los de Marketing, ayudan a Finanzas con sus informes, y finalmente se terminan convirtiendo en los mejores amigos de todos y con ello también en un «hombro sobre el que llorar» y hasta en una sonrisa de bienvenida. Función Wonder Woman.
Finalmente, el aliento y la asistencia que brindan las Asistentes Ejecutivas puede mejorar la vida de todos y de toda la empresa.
Si eres una Asistente Ejecutiva y te sientes identificada con ello ¿te has dado cuenta que tienes un liderazgo secreto y con poderes ocultos que puedes elevar y desarrollar aún más?
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